六常管理法简介

由来

日本的“5S”法也有它的来源,大家都知道,日本是个岛国,在古代,日本 的居民以渔民为主。中国是个农业大国,居民则以农民为主。农民和渔民有什么区别呢?就在于农民的家一般都是大房子,有什么东西往屋子里放,再加上中国人历 来有勤俭节约的传统,只要是自家的东西就舍不得扔,不管它到底有没有用,以致十年甚至二十年的前的东西都放在屋子里,整个家经常是乱七八糟的。渔民则不 同,由于渔民常常以船为家,吃住都在船上,如果他们也像农民一样,什么东西都往家里放,船很快就会因不堪重负而下沉。因此,为了使自己的家――船能正常使 用,渔民就不得不经常整理渔船,将超过一年都不用的东西处理掉。几千年来,以渔民为主的日本的就形成了极具特色的日本文化――简单、有序与整洁。

早在两百多年前,一些日本的文人就将日本的家居文化归纳成“5S”法(在英语中是以S打头的):常整理、常整顿、常清扫、常清洁、常素养,并将这种方法广泛应用于工作、生活的方方面面。20世纪50年代,日本制造企业“5S”法作为工厂现场管理的基础,从而形成了日本企业独特的一种管理方法。其目的就是要让工作场所的工具摆放有序,提高工作的安全性及效率,降低产品不合格率。日本制造业因为推行“5S”法成效良好,使得日本商品成为世界优质产品的代名词,于是就有跨国大企业将“5S”法推广到其它各地,“5S”法迅速成为风靡全球制造企业的管理方法。

日本的“5S”法简单有效、操作方便,也日益被中国的工厂、医院、酒店等组织所接受,并广泛应用于现场管理中。

但由于“5S”法主要针对工厂,而工厂和酒店有一个最大的区别:工厂有员工区、生产区,而酒店除了员工区,更主要的是客人区,所以,在“5S”的基础上进行修改,补充有关酒店管理方面的专业知识,并发展出一套中国人自己的六常管理法,即常分类、常整理、常清洁、常维护、常规范、常教育。

相关提出六常管理的人物有:香港何广明教授提出"五常管理"邹金宏提出的:6常管理,主指:常整理、常整顿、常清扫、常安全、常维护、常修养6大项内容.

内容

常分类:就是把酒店管理的所有物品分成两类:一类是不再用了的,另一类是还要用的。

常整理:就是把不用的物品清理掉,把还要用的物品数量降到最低安全用量,然后摆放井然有序,贴上任何人一看就能明白的标签。

常清洁:就是整理完了就要给物品、设施做清洁工作。

常维护:意思是对前面三常的成果进行常维护。维护三常的最好办法就是做到不用分类的分类;不用整理的整理;不用清洁的清洁。

什么叫不用清洁的清洁呢?比如说我们的指甲长了要剪指甲,剪完了以后满地都是指甲,就要清洁,为什么要清洁呢?因为地上有指甲。为什么地上指指甲呢?因为剪掉的指甲掉到地上。为什么指甲掉在地上?因为指甲刀是漏的。

于是就有人发明了一种边上封口的指甲刀,当你剪指甲时,剪掉的指甲都掉在指甲刀的封口里,只要将指甲刀打开,将指甲倒入垃圾桶,就不用再做清洁了,酒店管理里,有很多地方需要减少重复性的劳动,就是要做到不用清洁的清洁

常规范:就是要把员工的一切行为规范起来。

常教育:就是通过批评教育使全体员工养成六常习惯。

好处

1、节约员工时间成本,提高工作效率。平时,由于物品随意摆放,员工需要花费大量时间寻找自己所需的东西上,工作效率低下,实施六常管理,由于物品分类存放,同时有标记、有存量,员工可以很快在井然有序的货架上找到所需物品,大大节约了时间成本,提高工作效率。

2、降低库存量,减少物品积压现象。

在日常工作中,经常出现这样一种情况,有时为了找一样东西要翻大半个仓库,有的东西明在账薄上有但就是找不到,等到不用的时候又出来了,以至于物品重复申购,且物品无最高最低存量的限制,申购无限制,所以,造成物品的闲置,资金的积压,很不利于财务管理。

建议:仓库从分类、整理开始,不用的东西,该处理的处理,该卖的卖,物品分门别类存放,做到每一件物品有家、有名、有存量。

3、提高管理层次。

如果客人进入一间酒店,看到什么都是井井有条,有规举,感觉就不同,就会觉得酒店的管理到位,从而树立信心。

问题

管理问题

1、厨房工作环境零乱、邋遢。

在我们的印象中,厨房总是零乱、邋遢,地板又湿又滑,所以,就经常出现打碎菜盘、摔伤员工的事情,不但要救治员工,办理工伤,还造成物料的损坏。

2、物品积压或食品变质。

由于缺乏计划性而采购过量,导致出现物品积压、食品过期变质等问题。

3、因物品摆放随意而工作效率低下。

在日常的工作中,大部分员工将物品随意摆放,以致经常找不到需要的东西上,造成工作效率低下。据统计,在管理混乱的酒店中,80%的员工因为物品摆放随意、缺乏秩序,每天在8小时的工作时间中要花上11.5小时来寻找自己所需要的东西。

案例:厨师要找冰柜里的小青瓜,将冰柜所有的柜门都打开,又将里面的每个塑料袋都打开,最后终于在一个袋里找到了,结果,花费了几分钟的时间。

因此,由于物品随意摆放,厨师在寻找物品时既浪费了时间又损耗了大量电能。这种工作方式的直接后果便是遭遇客人的经常投诉:上菜太慢。因为从点菜到上菜的环节实在太多,如果厨师仅找到做菜所需的一件物品就要花费几分钟,然后其他环节再慢一点,客人能不投诉吗。

三大错误

1、酒店管理表里不一

员工和管理者犯的最大错误之一就是表里不一:写的和放的不一样,说的和做的不一样。比如:服务总台,外面看起来富丽堂皇,可一进到里面却发现乱得一塌糊涂。柜门上写着熟柜,但里面生的、熟的都有。成品柜里面放着半成品、一次性饭盒。

2、对酒店设备只注意装修采购,却不注意保养。

很多时候,我们强调买设备要买好的,但在使用过程中却不注意维护保养。员 工对设备的清洁保养能力差,由于疏于管理,本该使用10年、15年的酒店设备短短三、五年就报废了。如:冰柜的散热器国为被污垢堵住了,无法正常散热,制 冷效果不好,往往出现这种情况,厨师就向动力工程部反映,如果工程人员不负责,不到现场检查,或检查不细致,试过制冷效果不好就报废了,这样是严重的浪 费。

思考:针对这种情况,动力工程部应怎样做?作为使用部门又应该怎样做、

3、对服务人员的要求有标准没有方法

在日常的管理中,管理人员对服务人员只有要求与标准,却没有具体的方法,比如,要示务人员必须做到贵宾房里的所需物品齐全、摆放整齐,但打开抽屉时,却发现里面的东西乱七八糟,甚至还有服务人员的个人用品,如手机、证件、钥匙、钱包等。

如果我们对每个员工使用的物品不加以规定,摆放不加以要求,员工在工作时间都开通自己的手机,就无法保证酒店服务的水平。

案例一:客人需要服务员提供纸巾,但找不到服务员,周围找,原来正在备餐间里发短信。

案例二:菜一到客人的桌子上之后,服务员要将它转到主宾的位置,然后介绍菜名,然而服务员还没开口介绍,口袋里的手机开始响了,铃声还是唱歌的,这样的情况只能让客人感觉这个酒店的服务没有档次。

(一)酒店六常管理是衡量酒店管理好坏的标准

酒店六常管理是衡量酒店管理好坏的标准之一,就像国家旅游局的星级评定标准一样,这个标准都是用量化的数字来说明的,比如说物品存货都有最高存量、最低存量,冰柜的温度是5度到-5度,电器开关时间是几点到几点等。

(二)酒店六常管理是一套方法和步骤

酒店管理的标准清楚了,怎样才能做到呢?这就需要一套达到这些标准的方法和步骤。六常管理法就是告诉大家怎么做,第一步怎么样,第二步怎么做,具体和实用。

(三)酒店六常管理改变酒店传统的管理理念

1、追求卓越。酒店六常管理以具体、量化的数字来说明。

2、进行科学决策与管理

我们平常喜欢说我想我认为”“大概”“可能这些口头禅,因为说 这些词语就可以不承担责任。如下属问:经理,这样做可以吗?,经理说:可能行。下属就去做了,如果做完以后情况糟糕,下属说是按照经理的指示做 的,经理就说:我说的是可能行。不说精确的话,模棱两可,让人难以捉摸,这样出现问题时推卸责任。

酒店管理是一门科学,就是严格按照一套程序、流程、规范、标准去做,不管是谁,只要按照规定的程序、方法和步骤去做,都会得到同样的结果,因此,科学来不得半点变化,不能随意。

酒店六常管理就是一整套科学的程序、步骤和方法,它强调要用数字和报表来说明问题,比如客房室内的温度多少度是最合适的,要把准确数字写出来,不能说大概多少;卫生间的清洁程度要达到无异味、无污垢、无水渍,更要不说你看着办就行了

3、强调全员参与

酒店管理是一个全员参与的过程,具体做法是所有员工自己动手按照酒店六常管理一点点去实施,这样才能收到效果。

4、始终以客户为导向

酒店管理的理念是要以满足客人需求,什么叫满足客人需求?就是客人提出什么要求,或者是客人没有提出来的,酒店都应予以满足,做到让客人满意,让客人开心。酒店管理最起码要做到这一点,服务员应具备最基本的服务意识。

例:客人不喜欢吃辣的,对服务员说:我吃不了辣,千万别在菜里放辣椒。服务员说先生,这个菜如果不放辣椒,那还叫菜吗?

六常

第一常

常分类

常分类,就是将所有东西分为两类,一类是不再用的,一类是还要用的。那到底怎么分呢?

1、确定有用没有用的标准

在实施六常法时,首先要确定物品有用没用的标准,这是对物品进行分类的关键。例:

真正需要

1、正常的机器设备、电器装置

2、工作台、材料架;

3、正常使用的工具;

4、有使用价值的消耗用品;

5、原材料、半成品、成品和样品;

6、办公用品、文具;

7、使用中的清洁工具、用品;

8、各种有用的海报、看板、资料;

9、有用的文件资料、表单记录、书报杂志、其它必要的私人用品。

确实不要

地板上:1、废纸、杂物、油污、灰尘、烟头;

2、不能或不再使用的机器设备、工具;

3、不再使用的办公用品;

4、破烂的图框、塑料箱、纸箱、垃圾桶;

5、呆滞料或过期品。

工作台或文件架上:

1、过时的文件资料、表单记录、书报杂志;

2、多余的物品、材料损坏的工具和样品;

3、私人用品、破的压台玻璃、破的椅子。

墙壁上:

1、蜘蛛网、污渍;

2、过期和破旧的海报、看板

3、过时的挂历、损坏的时钟、没用的挂灯。

2、倒推分类法

确定物品有没有用的另一种方,就是倒推分类法。

比如办公资料的分类,有很多资料我们不知道到底有没有用,怎么分呢?可以 将所有的办公资料都贴上一个红标签,然后每用过一本就撕掉一个红标签,三个月后,发现有一部分撕掉了红标签,有部分没有撕掉,就表示没有撕掉的三个月没有 用过,若一年后还有三本没有撕掉红标签,就表示这三本资料一年都没有用过,这就叫倒推法。难区分的物品,就可以用这个办法进行分类。

3、一套工具或者文具

我们经常发现在办公人员桌子上摆放的文具很多,办公桌显得凌乱,对这些物品应怎样进行分类呢?可以将需要的工具或文具分出一套,如一支铅笔、一支签字笔、一块橡皮等,将多余的另外收起或退回仓库,通过这种分类,就发现有很多东西其实都是不再用了的,工具或文具一套就够了。

除了办公用品、文具外,服务员的清洁工具和用品也可以用这种方法进行分类。

行动:根据以上介绍的分类方法,对自己岗位的物品进行分类,看看哪些物品可以清掉,哪些应该保留?

第二常

常整理

常整理,就是将不再用的东西清理掉,把还要用的物品数量降至最低安全用量,然后摆放得井然有序,再贴上任何人一看就能明白的标签。

目的:保证任何人在最短的时间内能将任何物品放进和取出,提高工作效率。

一、根据使用频率分层保管

(一)物品按使用时间长短分开存放

序号

使用时间

保存地点

1

一年都不用的物品

丢掉或暂存入仓库

2

712个月内要用的物品

把它保存在较远处

3

16个月内要用的物品

把它保存在中间部分

4

每日至每月都要用的物品

把它保存在使用地

5

每小时都要用的物品

随身携带

(二)物品按高、中、低用量分别存放

我们不仅可以根据使用时间的长短来摆放物品,还可以根据用量的多少来分层摆放。

一般来说,摆在仓库货架中间部分的物品,保管员取用时最方便,因此,货架的中间部分就应存放用量最多的物品;相对应地,拿起来不太方便的地方,就存放用量少一些的物品;半年才用一次的物品,就放在取用最不方便的货架顶部,这样,保管员半年爬一次货架也没多大关系。

根据用量的多少来摆放物品,可以大大减轻保管员的工作量。

(三)材料或工具按照操作顺序放置

在操作过程中,如果将材料或工具按照操作顺序放置,完全可以通过减少员工 的劳动量来达到既减员又增效的目的。例如:炒什锦,有鸡块、青菜、大蒜或其它配菜,一般厨房将肉类放在左边的冰柜里,青菜放在右边的货架上,调料放在后面 的货架上,这样,配菜师就要左右来回地跑,浪费时间,又消耗体力。如果根据经验,先估算每天能卖30份炒什锦,然后在备料时,就将30份鸡肉、30份青 菜、30份配料菜分别按放在身边的菜台上,需要配菜时,直接在身边就地取材就行了,这样就可以降低员工的劳动量,从而实现既减员又增效的目标。

思考:结合本岗位工作流程,你认为哪些方面可以将材料或工具按操作顺序放置,又能减少哪些劳动量?

二、标牌战

将物品摆放得井然有序之后,就要给这些物品贴上标签,这些物品的标签应如何贴?而且能保证服务员在最短的时间内找到想找的物品?就好比寄信写地址。

(一)标志地点

1、总仓及部门平面分布图

在酒店的总仓门上,贴上平面分布图,如物料仓库、食品仓库、餐具仓库、雪库等平面图。

2、如果找食品就到食品仓库。

到食品仓库,门口也贴有平面分布图,内容:酒水架、饮料架、小食品、调料架等。

3、如果找酒水就到酒水架

酒水架边应贴有货架物品在存放表,表上标明:第一层,白酒类的各种白酒;第二层,黄酒类的各种黄酒;第三层,则是红酒类的各种红酒。

(二)标签的类型和标准

1、食品牌:最高、最低存量,左进右出

如浙醋,标牌上写的内容:最高存量10瓶,最低存量3瓶,左进右出。

最高存量:是指一天半的存量;最低存量是指半天的存量。最低存量3瓶,意思是货架上只剩下3瓶时,仓管员应到总仓取货。最高存量是一天半的量,最高存量不超过10瓶。

库存量太大,不仅占用了大量的资金,还造成了不同程度的物品积压与过期食品。

左进右出即是左边进货,右边出货,能保证不过期。

2、开封但有保质期的食品牌

在开封但有保质期的食品牌上,注明:品名、开启时间、保质期等信息。

3、寄存食品牌

客人用餐结束,如果有剩酒店或其它,要求酒店寄存,就要写寄存食品牌,标名:品名、开启时间、寄存客人单位、姓名、责任人等。

4、物品名牌

如厨房里将调味料的瓶外贴上调味料的名称,或用具上贴有垃圾桶、潲水桶等。

(三)每个分区都要有负责人的姓名

(四)统一管理私人物品

如果员工的水杯统一款式、统一贴标签、统一定位且集中放在一起,就能体现酒店的管理水平。

第三常

常清洁

常清洁就是分类整理完了以后,要做清洁工作,以保证所有地方一尘不染。

一、清洁

清洁的一般程序就是清洁、检查和维修。

(一)清洁的类型:日常清洁和计划清洁

日常清洁:每天要做的清洁叫日常清洁,比如客房服务员每天要换床单、吸地毯、擦桌子、清洗消毒卫生设备等。

计划清洁:不需要每天都擦,只要每周或每月擦一次就可以了,如玻璃窗、空调机风口等,这些每周或每月做一次的清洁工作就叫计划清洁。

(二)检查

检查指清洁人员的自我检查,查清洁过后是不是干净了,查物品摆放是否整齐、到位;设施设备是否正常运转。

(三)检修

如果检查到设施设备有问题,就要进行维修。

如:客房服务员在清洁房间时出现电话机没有声音,或台灯不亮,就要报修。

二、明确清洁的责任

责任到人,制度上墙。要求将每个岗位的清洁内容分配到个人,并将其将为制度贴在相应的墙上。

三、清洁检查

要使效果持续保持,管理人员必须不定期对清洁区域进行检查监督。可制订一些检查表格,将检查内容公布。

第四常

常维护

常维护是指对前面三常(常分类、常整理、常清洁)的成果进行维护。维护三常的最好办法就是要做到不用分类的分类、不用整理的整理、不用清洁的清洁。

什么叫做不用分类的分类呢?就是要预防不必要东西的产生,如果能预防不必要的东西产生,就可以做到不用分类了。

例:部门申购物品

中餐部物料器具多,假设有一桩大型接待需要2000个红酒杯,用完后没有人跟进管理,登记、回收、保管,再有大型接待需要2000个红酒杯,怎么找也不够数量,所以,就做计划叫采购再购500个,这样,酒店里新旧物品越来越多,就要经常分类保管。

所以,现在我们规定,部门要申购物品,不但要有部门经理的签名,还要有仓库负责人签名,主要是仓库负责人知道申购物品在仓库里有没有库存,需不需要购买,二是可以控制申购物品的最高库存量。这也是预防很多不必要东西的产生,做到不用分类的分类。

不用整理的整理:物品因为太乱需要整理,所以,避免物品杂乱,就能避免整理。例如客房部的布草,因为洗涤中心折叠时就按类别分类扎好,不杂乱,所以,就免去了客房部收布草时的整理。

不用清洁的清洁:就是做到不会弄脏的清洁。如,厨房的地面 经常有水,为什么地面有水?主要是洗完菜后水未滴干,装菜的筛是网状的,所以,水滴落到地上湿了。怎样才能使地上没水,就是做到不用清洁的清洁呢?办 法是:一、等菜上的水滴干才拿到厨房;二、装菜的筛下用一个盆接住水。就样就避免地面湿了。

楼面地面上经常发现有菜汽、油渍,主要是厨师将汤、菜装得很满,传菜员上菜时一跑一颠,汤菜就会溢出来,搞得楼面又湿又滑,怎样做到不用清洁的清洁呢?就要从要源抓起,即从规范厨师的装菜盘技术抓起,从培训传菜员的标准动作和走姿抓起。

第五常

常规范

常规范的意思,就是要将员工的一切行为规范起来。应怎样规范员工的行为呢?

一、岗位职责

规范员工行为的前提,就是要做到每一位员工的分工明确、工作职责具体。

二、程序化

将酒店每个岗位的员工每天8小时的具体工作内容,按照上班到下班的时间应做什么按顺序明确下来,使员工做到有章可循,按照既定程序进行工作。

三、规范化

1、员工所有行为都要有规范:在对每个员工岗位进行程序化过程中,酒店要对员工所做的每件事都作出相应的规范。

2、所有设备都有使用说明书:所有的设施设备要配上相应的使用说明,比如中央空调、厨房的绞肉机、消毒柜等。

第六常

常教育

常教育的意思,就是通过批评教育,使全体员工养成六常习惯。

一、规范的仪容仪表

二、规范的服务用语标准和训练

三、每天下班前五分钟检查六常实施情况

主要内容:1、检查当日工作情况

2、物品是否整齐归家

3、卫生及清洁工作

4、关掉电灯及空调等

四、今日事今日毕:要求每一位员工都不拖延事情,要养成今日事今日毕的好习惯。

五、用报表和数字说话:员工的工作及管理人员的检查,必须在相应的报表上做详细的记录。